Sastanci su često neizbježan dio svakodnevnog rada. Međutim, mnogi sudionici doživljavaju ove situacije kao izvor frustracije umjesto zadovoljstva. No, s pravim pristupom i primjenom nekoliko ključnih savjeta, možete transformirati svoje sastanke u produktivnije i manje stresne događaje.
1 / Dobra priprema kao ključ uspjeha
Jedan od najvažnijih faktora za uspješan sastanak je dobra priprema. To je odgovornost menadžera, ali svaki sudionik može dati svoj doprinos. Kada se pripremite unaprijed, možete maksimalno iskoristiti vrijeme na sastanku. To uključuje postavljanje vlastitih ciljeva za sastanak i jasno definiranje tema o kojima želite raspravljati.
2 / Pripremite pitanja koja usmjeravaju raspravu
Kaže se da onaj tko postavlja pitanja ima moć da vodi razgovor. Pored toga, aktivno traženje odgovora i rješenja angažira vaš mozak na dubljoj razini. Bez obzira na to koliko pitanja postavite, ona će vam omogućiti da pažljivije slušate druge sudionike.
3 / Zabilježite ključne točke
Vodite bilješke tijekom sastanka kako biste ostali fokusirani. Čak i ako neke točke nisu izravno relevantne za vas, zapisivanje ključnih riječi pomoći će vam da ostanete angažirani. Što više aktivno slušate, manje ćete se osjećati frustrirano.
4 / Iskoristite kreativnost uz črčkanje
Kada se rasprava zaglavi ili dosadi, iskoristite kreativnost uz črčkanje. Istraživanja su pokazala da su ljudi koji su slušali dosadne audio snimke zapamtili više informacija kasnije ako su imali dopuštenje da crtaju tijekom toga. Povezivanje crteža s temom rasprave olakšava slušanje.
5 / Fokusirajte se na govornika
Ovo je posebno važno kada netko dominira s monolozima. Pokušajte se usredotočiti na detalje kao što su kosa, lice ili odjeća govornika. Promatrajte njegove geste i izraze lica. Ove male distrakcije mogu pomoći u održavanju pažnje i lakšem slušanju.
6 / Odaberite zdraviju opciju za jelo i piće
Umjesto da posegnete za kavom ili nezdravim grickalicama kad vam postane dosadno, odaberite vodu i orašaste plodove. Orašasti plodovi su zdravija opcija od dosadnih peciva na konferencijskom stolu i pružit će vam energiju. Možete se dodatno osvježiti pićem poput svježe vode s đumbirom ili limunom.
7 / Ostanite smireni i nastavite dalje
Sam pomisao na brojne e-mailove koji stižu dok gubite vrijeme na dosadnom sastanku može povećati razinu stresa. Taj stres može utjecati na vaš radni dan. Stoga, nakon završetka sastanka, odvojite trenutak prije nego pređete na sljedeći zadatak. Napravite kratku meditaciju, duboko udahnite nekoliko puta ili jednostavno zastanite kraj otvorenog prozora kako biste povratili unutarnji mir.
8 / Iskoristite neplanirane pauze
Gotovo svaki sastanak ima neke neplanirane pauze, kao što je vrijeme potrebno za učitavanje nove prezentacije ili tehničke probleme. Iskoristite te trenutke. Ustanite, protegnite se ili otvorite prozor. Također, možete iskoristiti priliku da razgovarate s osobom do sebe i saznate preporuke o filmovima ili drugim zanimljivostima.
9 / Uključite male pokrete i vježbe
Mali pokreti, poput istezanja ili nenametljivih izometrijskih vježbi, mogu vam pomoći da ostanete budni tijekom sastanka. Povremeno istegnite mišiće ili držite jednostavne vježbe na 15 sekundi.
Primjenom ovih savjeta, možete značajno poboljšati svoje iskustvo na sastancima. Dobra priprema, aktivno slušanje, održavanje koncentracije i briga o vlastitom zdravlju tijekom sastanaka ključni su faktori za postizanje produktivne i ugodne komunikacije.